Quels documents sont éligibles à l'archivage électronique ?

Selon l’article 1316-1 du Code civil, un document électronique a la même force
probante qu’un écrit sur support papier à condition que son auteur soit dûment identifié et
que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir
l’intégrité. Ainsi, pour être recevable en tant que
preuve, un document électronique doit garantir l’identification de son auteur ainsi que son
intégrité pendant tout son cycle de vie, c’est-à-dire de son établissement jusqu’à la fin de la durée
de son archivage.

Depuis la loi n°2004-575 pour LCEN du 21 juin 2004, l’écrit sous forme électronique peut être valablement accepté à titre de validité d’un acte. L’article 1108-1 du Code civil dispose que : « Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique
dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 et, lorsqu’un acte authentique est
requis, au second alinéa de l’article 1317. ». Par conséquent, un écrit nécessaire à la
validité d’un acte juridique doit être établi, conservé et signé électroniquement suivant les conditions fixées par la loi.
Par conséquent, tous les actes sous seing privé peuvent être dématérialisés : baux, contrat de travail, licences, cessions…
S’agissant de la facturation électronique, la loi n° 2002-1576 du 30 décembre 2002 pose le principe du recours à des factures électroniques signées à condition
qu’un contrat soit signé entre l’émetteur et le destinataire. Elles devront être émises et
transmises par voie électronique « dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur
contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique ». Les conditions de conservation
des factures sont précisées dans l’instruction fiscale du 7 août 2003.

A ce titre, le paragraphe 326 de l’instruction prévoit que les factures électroniques devront
être conservées dans leur format original dans les délais et conditions prévus par l’article L. 102-
B du Livre de Procédures fiscales (L.P.F.), c’est-à-dire :
– sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de
reprise prévu au premier alinéa de l’article L. 169 du L.P.F. (3 ans) ;
– sur tout support au choix de l’entreprise pendant les trois années suivantes.
Pendant ce délai, l’environnement matériel ou logiciel peut évoluer. Le client ou le
fournisseur devront assurer la conversion et la compatibilité des fichiers (factures, signatures et
autres éléments) avec les matériels existants lors du contrôle fiscal.

Le paragraphe 327 de l’instruction fiscale prévoit également que l’impression sur papier
d’une facture signée électroniquement ne constitue pas une facture d’origine. Par conséquent,