Le contrat ERP

L’E.R.P désigne généralement un logiciel standard, paramétrable, qui gère les ressources humaines, la gestion, les achats, la finance d’une entreprise.
Ce type de logiciel a vocation à gérer tous les secteurs d’activité et toutes les fonctions de l’entreprise, l’adaptation aux besoins de l’entreprise étant réalisée par paramétrage.

Historiquement, le premier ERP a été conçu par la société Allemande SAP (signifiant ‘Systems Applications & Products in Data Processing’).

Ce logiciel répond à un besoin de cohérence, s’agissant d’une application unique, à l’inverse de l’utilisation de nombreux applicatifs et bases de données différents.

L’investissement financier repose essentiellement sur le paramétrage du logiciel.

L’ERP ne doit pas être confondu avec le contrat d’infogérance, dont l’objectif est d’externaliser tout ou partie du système informatique de l’entreprise, alors que l’ERP reste d’utilisation interne.

L’E.R.P nécessite la mise en place d’une véritable adaptation de l’outil qui, au-delà du simple paramétrage, se manifeste souvent par des développements spécifiques et des prestations d’intégration.

La collaboration entre les parties est essentielle . Le client aura un devoir de collaboration renforcée. Il sera notamment très impliqué pour faire admettre ce nouveau programme auprès de ses salariés dans la société. L’étape de la formation et de la prise en main de l’outil est primordiale.

Il est essentiel de formaliser très précisément l’expression des attentes, besoins et objectifs à atteindre sous la forme d’un cahier des charges.

Avant de conclure un contrat ERP, il conviendra de prendre soin de vérifier si l’Editeur est capable d’accompagner la société dans la durée.

Un projet ERP peut créer deux structures contractuelles :

• soit une relation bipartite entre le client et le prestataire, avec un contrat ‘clé en main’,
• soit une architecture plus complexe, associant des contrats de licence, de maintenance, de développement spécifique, de consulting …

Le choix de la structure contractuelle est très important, car elle influe sur les obligations de chacune des parties. Se pose également la question des versions successives.

A ce titre, la ‘compatibilité ascendante’ est essentielle : il s’agit de la compatibilité avec les nouvelles versions du logiciel. A défaut, le travail de paramétrage, voire le développement spécifique, effectué devra être revu.

Toutefois, ces nouvelles versions peuvent n’intéresser que partiellement l’entreprise.

Ainsi, une véritable structure du projet doit être mise en œuvre, y compris pour l’adoption des versions nouvelles.

Le choix d’un ERP implique une orientation de plusieurs années pour l’entreprise. D’où l’importance fondamentale à la fois du contrat initial, et des procédure d’évolution de ce dernier.

25/04/2005 – Blandine Poidevin