L'archivage électronique

La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit l’archivage comme la conservation

‘de l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité’.

La loi définit également les objectifs de la conservation des documents en indiquant que la conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

La question de l’archivage pose à la fois une problématique juridique et pratique :

– Problématique juridique, puisqu’il s’agit de pouvoir apporter la preuve d’un fait ou d’un acte juridique, en respectant la durée légale de conservation et en se pré-constituant les éléments de preuve à titre probatoire,

– Problématique pratique, puisqu’il s’agit de conserver, de classer, une quantité importante de données selon des critères sélectionnés.

L’archivage électronique a la particularité de s’appliquer à la majorité des actes et des faits électroniques, et de ne pouvoir être mis en place s’il n’est prévu dès la conception du système d’information.

La norme AFNOR Z 42-013

L’AFNOR a publié le 12 février 1999 une norme relative à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

La norme AFNOR propose différentes options techniques en fonction des besoins de l’entreprise.

Pour chaque option, la norme AFNOR impose des conditions en termes de durabilité et de fidélité technique des systèmes.

Par exemple, les options A et B sont recommandées quand l’objectif de l’entreprise est d’organiser son archivage électronique pour des besoins de preuves (option A : marquage des supports, et option B : chaînage des supports). L’option C concerne les opérations de saisie et de stockage des documents, l’option D l’utilisation d’outils de cryptologie pour chiffrer tout ou partie des informations stockées, l’option E concerne la carte à microprocesseurs pour la connexion au système, l’option F la réalisation d’audit interne, l’option H le recours à un tiers archiveur.

Cadre juridique

La loi du 13 mars 2000, son décret d’application et ses arrêtés relatifs à la signature électronique ont permis à l’écrit électronique de bénéficier de la même valeur probatoire que l’écrit sur support papier : ‘L’écrit sous forme électronique est admis en tant que preuve au même titre que l’écrit sur support papier sous réserves que puissent être dûment identifiée la personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité’.

Le décret d’application de la loi du 30 mars 2001 rend obligatoire l’archivage électronique. Il exige de conserver, éventuellement sous forme électronique, toutes les informations qui pourraient s’avérer nécessaires pour faire la preuve en Justice de la certification électronique.

A défaut, tout écrit électronique qui ne répondrait pas aux critères de la loi du 13/03/2000 n’aurait qu’une valeur que de commencement de preuve par écrit, contestable par tout moyen (art 1347 Cciv.).

Des dérogations existent face à une situation d’impossibilité matérielle de se procurer un écrit (art 148 Al. 1 Cciv.), ou face à une présentation d’une copie fidèle et durable (art 1348 Al. 2 CCiv.).

En toute hypothèse, dans une relation entre professionnels, les conventions sur la preuve sont recommandées. Elles sont utilisées parfois vis-à-vis d’un consommateur (accès à un site avec identifiant et mot de passe, convention du GIE Carte Bancaire).

Durée de conservation

La durée de conservation des documents est dépendante des délais de prescription pour agir en Justice.

Le délai de droit commun est de trente ans mais de nombreuses dérogations existent. Par exemple :

– en matière fiscale (impôt sur le revenu) délai de 4 ans pour la feuille d’imposition et les pièces donnant lieu à déduction

– en matière de banque : crédit immobilier ou crédit professionnel, un délai de dix ans après la dernière échéance – crédit à la consommation, un délai de deux ans après la dernière échéance (article 27 de la loi du 10 janvier 1978) ;

– pour les notaires, un délai de cinq ans pour les honoraires ;

– en matière de biens de consommation, un délai de deux ans ;

– en matière d’assurances : contrats et avenants, pendant toute la période de validité, demande de résiliation, délai de deux ans ;

– pour les salariés, délai jusqu’à la retraite pour les contrats de travail, bulletins de salaires ;

– pour l’immobilier : les contrats d’architecte, délai de dix ans à compter de la date de réception des travaux, pour les dommages et malfaçons.

En conséquence, l’archivage électronique, s’il affecte la majorité des communications électroniques, devra répondre à des conditions strictes de validité.

En effet, la validité de la preuve dépendra de la fiabilité technique de cet archivage.

Devront par exemple être pris en compte : l’irréversibilité du résultat, de manière à interdire toute intervention postérieure à l’archivage, ainsi qu’un mécanisme automatique et systématique de l’archivage, de manière à interdire toute intervention au moment de l’opération.

En effet, il ne sera pas présumé la fiabilité de la copie, la preuve de cette fiabilité devra être apportée. Le Juge dispose alors du pouvoir de statuer en fonction du titre le plus vraisemblable.

A l’Etranger, la loi type de la Commission des Nations Unies pour le Droit Commercial et International (CNUDCI), adoptée le 12 juin 1996, reconnaît la validité juridique des messages de données, en indiquant : ‘L’effet juridique, la validité ou la force exécutoire d’une information ne sont pas déniées au seul motif que cette information est sous forme de message de données.’

Pour l’ensemble de ces raisons, lors de la mise en place du système d’information, doit être posée la question de l’archivage en termes de besoins pour l’entreprise.

Dans le cadre d’un recours à un tiers archiveur, de la même façon, le type de document ainsi que la durée et les modalités d’accès ou de restitution doivent être expressément libellées dans le cadre du contrat entre l’archiveur et son client.