La lettre recommandée électronique, rappel du cadre juridique.

La lettre recommandée électronique est à la mode mais qu’est-ce exactement ?

L’article 1369-8 du Code civil introduit par la loi du 13 mars 2000 sur la preuve et la signature électronique, dispose que « Une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire (…) ».

Il ne s’agit donc pas d’une lettre scandée…

Les modalités d’application de ce texte ont été précisées par le décret n°2011-144 du 2 février 2011.

L’admission de la lettre recommandée adressée par voie électronique est donc subordonnée au respect des conditions suivantes :

-le courrier doit avoir été acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier ce dernier,
-l’expéditeur doit être désigné,
-l’identité du destinataire doit être garantie,
-la remise (ou non remise) de la lettre au destinataire doit également être établie.

Le destinataire d’un tel courrier bénéficie de deux modalités de réception de celui-ci lorsqu’il s’agit d’un professionnel : réception électronique par le destinataire ou impression par le tiers chargé de l’acheminement avant sa distribution sous forme papier au destinataire.

Le professionnel qui a recours à cette solution doit préalablement à l’envoi d’une lettre recommandée électronique, en tant que tiers chargé de l’acheminement, les informations visées à l’article 1er du décret du 2 février 2011 (nom, statut, forme juridique, adresse, inscription au RCS, …).

Lors du dépôt, il appartient au professionnel de conserver le numéro d’identification de l’envoi, la date et l’heure du dépôt électronique (preuve de dépôt), ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique pendant un délai de 1 an. Il doit en assurer l’accès à l’expéditeur sur demande, par exemple dans son espace personnel accessible sur votre site.

En cas d’acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le professionnel doit de conserver la preuve de cet envoi pendant un délai d’un an et d’en assurer l’accès à l’expéditeur.

Par ailleurs, en application de l’article 2 du décret précité, le professionnel doit envoyer par courrier électronique à l’expéditeur une preuve du dépôt.

Il est ensuite nécessaire, en fonction de la position du destinataire quant à l’acceptation ou non de la lettre recommandée électronique, et au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours laissé au destinataire, de communiquer à l’expéditeur les éléments repris à l’article 2 précité, complétés par la date et l’heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique ou l’absence de prise de connaissance de celle-ci.

L’utilisateur doit également avoir accès aux informations visées à l’article 3 du décret, la preuve de son envoi comportant les informations suivantes : n° d’identification d’envoi, nom et prénom ou raison sociale du destinataire, ainsi que l’adresse de courrier électronique, date et heure d’envoi de la lettre recommandée électronique.

J’attire toutefois votre intention sur le fait que le cadre juridique fixé par l’article 1369-8 et les décrets de février et avril 2011 sont relatifs aux lettres recommandées dans le cadre de « la conclusion ou l’exécution d’un contrat ». Ainsi, ce n’est que dans ce cadre que peut-être utilisée

Enfin, s’agissant du procédé de datation électronique, la fiabilité du procédé d’horodatage électronique retenu, il est présumé, dès lors que deux exigences sont remplies,

que le prestataire soit reconnu conforme aux exigences fixées à l’article 3 du décret du 20 avril 2011 n°2011-434 (personnel compétent, application de procédures de sécurité appropriées, information donnée aux utilisateurs et aux abonnés, conservation des informations relatives au fonctionnement et aux preuves de temps, plan de continuité d’activité, etc),
que le module d’horodatage remplisse les 10 exigences techniques et de sécurité mentionnées à l’article 4 dudit décret.

La certification d’un dispositif d’horodatage emporte la présomption simple de fiabilité du procédé de datation électronique telle visée aux articles 1369-7 et 1369-8 du Code civil.

Ainsi, un cadre juridique exigeant…